Załącznik nr 8o do Polityki Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych w DPS Dębno

KLAUZULA INFORMACYJNA – OBSŁUGA KORESPONDENCJI

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w przypadku pozyskania danych z innych źródeł – art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Dębnie, Dębno 27, 89-310 Łobżenica, e-mail: dps@dps-debno.pl, tel. 67 286-18-20, adres do e-Doręczeń: AE:PL-18023-79750-CBIAE-26. W imieniu Administratora działa Dyrektor Domu.
2. Z Inspektorem ochrony danych można kontaktować się pod adresem e-mail: iodo@sys-it.pl lub listownie na adres Administratora.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjmowania, rejestrowania, przekazywania, rozpatrywania, załatwiania i archiwizowania korespondencji wpływającej lub wychodzącej, niezależnie od kanału jej przekazania, w tym pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną
i za pośrednictwem e-Doręczeń.

• 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy korespondencja dotyczy zawarcia lub wykonania umowy albo działań podejmowanych przed jej zawarciem
  na żądanie osoby;
• 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy korespondencja dotyczy wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej;
• 9 ust. 2 lit. b, g lub h RODO – jeżeli treść korespondencji obejmuje szczególne kategorie danych i zachodzi właściwa przesłanka określona
  w przepisach prawa.

4. Źródło i zakres danych

Dane mogą być pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana albo od nadawcy korespondencji, osoby lub podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje, organu publicznego lub innego uprawnionego źródła. Zakres danych zależy od treści i przedmiotu korespondencji i może obejmować
w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, dane dotyczące reprezentacji oraz informacje niezbędne do załatwienia sprawy.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom i organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, operatorom pocztowym, dostawcom usług
e-Doręczeń, podmiotom świadczącym usługi informatyczne, serwisowe, prawne i archiwizacyjne oraz innym podmiotom właściwym do załatwienia sprawy – wyłącznie w niezbędnym zakresie.

6. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, obowiązującego w DPS jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej oraz zasad archiwizacji.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych
w RODO – oraz prawo wniesienia sprzeciwu, jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest obowiązkowe, jeżeli wynika z przepisów prawa albo niezbędne do załatwienia sprawy, zawarcia lub wykonania umowy. Niepodanie danych może uniemożliwić rozpatrzenie lub prawidłowe załatwienie korespondencji.

9. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że wynika to z treści sprawy, obowiązku prawnego lub działania wybranego przez nadawcę dostawcy usługi; w takim przypadku osoba zostanie poinformowana zgodnie z RODO.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.